Materi Penyuluhan >> Sumber Daya Manusia >> Petani

Menyelenggarakan Pertemuan Kelompok

Sumber Gambar: http://distanak.bantenprov.go.id
Dalam suatu organisasi seperti organisasi kelompok tani, pertemuan kelompok merupakan suatu hal yang penting karena dapat membantu menyelesaikan masalah, menggali potensi, sebagai media pertanggung jawaban/laporan pengurus dan sekaligus sebagai media pengambilan berbagai keputusan yang diperlukan untuk mencapai tujuan berkelompok tersebut. Dalam beberapa hal pertemuan kelompok tidak efektif dan beberapa kelompok tani jarang melakukan pertemuan kelompok (pertemuan bulanan atau pertemuan 2 mingguan).

Tujuan menyelengarakan Pertemuan. Pertemuan kelompok tani dilaksanakan dengan tujuan untuk membahas dan menyelesaikan suatu topik permasalahan atau pertemuan diselengarakan dalam rangka untuk mengambil keputusan atau menghasilkan kesepakatan dan pertemuan kelompok dapat juga dilaksanakan dalam rangka merumuskan kebijakan atau untuk menysun rencana kerja kelompok.

Manfaat diselengarakannya Pertemuan. Pertemuan kelompok baik pertemuan rutin maupun pertemuan lainnya mempunyai manfaat yaitu dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh kelompok dan anggotanya, sebagai wadah untuk menggali potensi yang ada pada anggota kelompok, sebagai media pertanggung jawaban/pelaporan pengurus, sebagai alat agar organisasi atau kelompok tersebut menjadi berfungsi dengan baik serta sarana bagi anggota untuk mendapatkan pelayanan dari kelompoknya.

Waktu Pertemuan. Petani pada umumnya sangat sibuk terutama dipagi sampai sore hari. Oleh karena itu waktu pertemuan diatur sedemikian rupa sehingga ridak menggangu kesibukan anggota kelompok dalam melakukan kegiatannya sehari-hari atau kegiatan usaha taninya. Waktu yang tepat dapat disesuaikan dengan kebiasaan masing-masing daerah. Pada dasarnya pertemuan dapat dilaksanakan sore hari atau malam hari, tergantung dari kesepakatan. Lamanya waktu rapat diatur tidak melebihi dari 2 jam. Oleh karena itu ketua kelompok atau pimpinan rapat sebelum pelaksanaan dimulai sudah menyusun suatu langkah-langkah atau rencana rapat sehingga rapatnya nanti akan berjalan dengan tertib dan lancar dan dengan waktu yang tidak berlama-lama.

Jenis-jenis Pertemuan. Beberapa pertemuan kelompok tani yang sering dilaksanakan adalah rapat pengurus yaitu pertemuan yang dihadiri oleh ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi tertentu (sesuai topik yang dibahas) yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Rapat anggota adalah pertemuan yang diikuti oleh pengurus dan seluruh anggota. Pertemuan ini dilaksanakan biasanya secara periodik (bisa 2 mingguan, bisa bulanan, dan lain-lain) yang disesuaikan dengan kebutuhan dari kelompok tersebut.

Ciri-Ciri Pertemuan Kelompok yang Baik. Suatu pertemuan kelompok yang baik dicirikan dengan beberapa hal seperti : ada pemimpin pertemuan yang mampu berperan dengan baik dalam memimpin rapat atau pertemuan tersebut, ada agenda pertemuan yang jelas, ada tata tertib pertemuan yang dipahami bersama, ada peran serta aktif seluruh peserta pertemuan yang hadir, semua anggota kelompok yang hadir dalam pertemuan mendapat kesempatan untuk berbicara dan tidak ada dominasi baik oleh pengurus kelompok maupun oleh seseorang, adanya catatan-catatan yang baik berupa notulen hasil rapat yang berisikan : waktu dan tempat, jumlah peserta yang hadir (dilampirkan absensi), topik yang dibahas, kesimpulan dan saran serta rencana tindak lanjut (RTL).

Langkah-langkah Menyelengarakan Pertemuan. Sebelum pertemuan dimulai pengurus kelompok mempersiapkan segala sesuatu antara lain : topik yang akan dibahas, waktu dan tempat pertemuan, menyiapkan undangan dan menyampaikannnya kepada pengurus atau anggota lainnya atau undangan untuk peihak lain (bukan anggota), serta menentukan pimpinan rapat, notulis dan perlengkapan yang diperlukan. Pada saat pelaksanaan pertemuan diperlukan langkah-langkah sebagai berikut : perserta diminta untuk mengisi daftar hadir, ketua kelompok atau pimpinan rapat memulai dengan doa atau salam, ketua menyampaikan maksud dan tujuan pertemuan serta menyampaikan topik yang akan dibahas, selanjutnya ketua menguraikan secara ringkas hal-hal yang akan dibahas dan selanjutnya memberikan kesempatan kepada seluruh peserta untuk menanggapi. Notulis mencatat hal-hal yang dibahas baik tanggapan dari peserta rapat maupun usulan yang berkembang selama proses pembahasan. Pada akhir rapat notulis membuat risalah hasil pertemuan yang dibacakan pada akhir pertemuan. Risalah hasil pertemuan berisikan antara lain kesepakatan-kesepakatan, kesimpulan-kesimpulan dan saran serta rencana tindak lanjut.

Tindak Lanjut Pertemuan. Setiap pertemuan kelompok sebaiknya disertai dengan adanya kesepakatan-kesepakatan serta adanya rencana tindak lanjut. Hasil kesepakatan berupa rencana tindak lanjut harus dilaksanakan sesuai dengan waktu, tempat yang telah tertuang dalam RTL tersebut. Hasil tindak lanjut tersebut dilaporkan atau disampikan pada rapat/pertemuan berikutnya. Apabila terlaksana dengan baik maka pada rapat berikutnya dilaporkan hasil-hasil yang sudah dicapai. Namun apabila RTL tersebut tidak terlaksana maka perlu dibahas hambatan-hambatan atau permasalahan yang mengakibatkan tidak terlaksananya hasil kesepakatan. Selanjutnya dalam rapat berikutnya diupayakan pemecahan masalah atau mengganti rencana tersebut dengan rencana lain sesuai dengan kemampuan kelompok.

Peran Penyuluh Pertanian. Penyuluh pertanian sangat berperan didalam kelancaran pelaksanaan pertemuan kelompok. Terutama didaerah yang kelompok taninya kurang aktif. Penyuluh pertanian dapat menjadi penghubung atau pemrakarsa agar kelompok tani binaannya dapat menyelenggarakan pertemuan kelompok secara berkala dan rutin.

(Ir. Amirudin Aidin Beng, MM, Penyuluh Pertanian Madya. Sumber : Penguatan Kapasitas Kelompok, Departemen Pertanian, Badan Pengembangan SDM Pertanian 2005)

 

Tanggal Artikel : 16-02-2011

Dibaca: x

Printer-friendly Version

Artikel Terkait
  1. Menyusun Dan Merumuskan Tugas-tugas Pengurus Kelompok Tani
  2. Teknik Pemecahan Masalah Dalam Kelompok
  3. Pengembangan Jiwa Kewirausahaan Petani
  4. Pengembangan Kepemimpinan Petani Dalam Beragribisnis